Como manejar eficientemente el correo electrónico

Cómo manejar eficientemente el correo electrónico

Uno de los problemas de los webmasters y de todos los usuarios activos de la red es lidiar con todos los emails que recibimos de los visitantes de nuestras páginas, los correos de amigos o conocidos, alguno que otro mensaje informativo con consejos de algún tema determinado al que casualmente nos suscribimos y lastimosamente el SPAM o JUNK Mail. Así que en este articulo les daré algunos consejos y tips para poder lidiar con grandes cantidades de mensajes y el SPAM.

Lo primero que hay que hacer es conseguir una aplicación reciente que se encargue de administrar nuestro correo. Existen varias opciones como el Eudora Pro, Pegasus Mail, Netscape Messenger y Outlook Express de Microsoft entre otros. Las primeras 2 opciones son comerciales y las ultimas dos pueden adquirirse gratuitamente con los Navegadores Comunicator y Explorer. En lo particular prefiero el Outlook Express, y si se puede pagar el precio, otra buena opción es Eudora por su personalización. En todo programa de correo se debe buscar la opción de manejar múltiples cuentas de correo, así como filtros para ayudar con la tarea de organización de los mensajes.Y bueno, para empezar tenemos que aprender a manejar correctamente las cuentas de correo para poder leer y responder eficientemente a los mensajes fijándose prioridades.

A continuación algunos consejos que pueden ser útiles:Si se tiene un sitio de Internet popular, los visitantes enviaran mensajes de vez en cuando con preguntas similares o simplemente enviando felicitaciones. Para mejorar la administración de estos mensajes es recomendable crear algunos mensajes en un folder especial con respuestas posibles para luego solo copiar, pegar y responder. También es posible crear mensajes y guardarlos como estacionarios para solo remplazar la dirección y enviar.Otro consejo muy útil que permitirá automatizar y agilizar las cosas es crear Filtros que clasifiquen los mensajes por titulo o por Mandatario y que los dividan en folders para luego poder contestar mensajes únicamente por tema.

En el caso de usar una cuenta Dial-up (de marcado telefónico) en casa para conectarse y utilizar el email es recomendable bajar el correo y luego desconectarse. Así sin utilizar el internet se pueden leer todos los mensajes y darles respuesta para luego ya enviar las respuestas al conectarse nuevamente.Si se tiene alguna que otra suscripción a Newsletters o boletines de información de diferente tema es recomendable crear folders y filtros para ordenar estos mensajes y poder mantenerlos clasificados y ordenados.

En caso de dejar un mensaje para responderlo luego, hay que marcarlo para diferenciarlos de los demás. Esto puede hacerse ya sea con Banderas (algunos programas tienen esta opción o marcándolo como no leído. Esto evitará que deje a algún amigo o visitante esperando por su respuesta. Otra alternativa podría ser la de crear un folder llamado "Responder" o algo por el estilo donde pueden colocarse estos mensajes hasta que hayan sido atendidos.También asegúrese de crear un folder con un nombre como "Util" o "Importante" para almacenar mensajes de suma importancia, como confirmaciones de alguna suscripción a algún sitio o lista de correo pues estos mensajes le serán de suma utilidad en el futuro.Si hay disponibilidad de crear varias cuentas de email que envíen inmediatamente los mensajes a otra cuenta determinada (Email Forwading), es recomendable crear varias cuentas de correo para cada sitio y así permitir manejar mejor los mensajes.

Pero eso no es todo, aparte de estos consejos, también existe otro tema muy importante que hay que saber manejar para sobrevivir con una cuenta activa de internet: El SPAM o JUNK Mail.. responsable de llenar casilleros y desorganizar los mensajes, así como una perdida de tiempo en el download de mensajes y en leerlos.

Para ayudar con este dolor de cabeza, he aquí algunos consejos: Por cada mensajes de SPAM repetido es recomendable crear filtros que los eliminen del servidor y eviten que entren a nuestros casilleros y gasten tiempo de download.Otra cosa muy importante es verificar la procedencia de los mensajes que incluyen un mensaje que dice que simplemente con responder REMOVE o UNSUSCRIBE en el cuerpo del mensaje se dejará de recibir estos mensajes, ya que muchos SPAMERS (Gente que se gana la vida enviando estos correos) simplemente se dan cuenta que tienen otra cuenta activa y la utilizan para enviar mas mensajes y entonces los resultados serán inversos, pues en lugar de dejar de recibir mensajes, se recibirán inclusive más. Hay que tomar cuenta que los mensajes a los que si se les puede responder con REMOVE o UNSUSCRIBE están bien identificados de las personas o empresas que los envían y a veces tienen inclusive una página para realizar el tramite.

En caso de ser víctima de un gran abuso de SPAM Mail es necesario tomar acción. Para esto hay que investigar el dominio donde proviene el mensaje: Revise las propiedades del mensaje en donde pueda visualizar el inicio del código del mensaje o "Message Source" que luce algo así:

Received: from empresa.com (mail.empresa.com [123.234.345.12])
by mail.suempresa.com (8.8.7/8.8.5) with ESMTP id QAA72734
for ; Sun, 27 Dec 1998 16:23:12 GMT

Hay que tomar muy en cuenta lo primero que dice "empresa.com" pues este es el dominio de donde provino el mensaje. Luego envíe un forward del mensaje a las direcciones de email info@(dominio), admin@(dominio), postmaster@(dominio), webmaster@(dominio), abuse@(dominio) y spam@(dominio). Asegúrese de que el dominio al que va a enviar el mensaje es un dominio de un proveedor de email gratuito o de alguna compañia dedicada al Webhosting, ya que existen SPAMERS con sus propios dominios y podrían tomar represalias en su contra.La mejor forma de revisar el tipo de dominio, es visitando el Internic y buscando el nombre del dueño o simplemente ingresando al sitio web escribiendo el dominio en la locación de cualquier browser..Como consejo final, es recomendable tener algunas cuentas de email gratuitas para suscribirse a Newsletters o boletines y otros servicios sospechosos que podrían dar problemas de SPAM.

De esta forma si se llega a ser víctima de abuso, únicamente hay que cancelar la cuenta de email y listo.

Good Byte!