Recomendaciones en el uso de Microsoft Outlook
Todos sabemos de la importancia de las herramientas de Microsoft Outlook, pero no todos las utilizamos; es justo como tener un coche deportivo y usarlo solo en la hora pico de tráfico.
Microsoft dentro de su esquema MOC (Microsoft Official Certification), agrega un curso llamado “Using Microsoft Outlook as a business solution”; en este curso Microsoft nos enseña a diseñar estrategias de seguimiento de pendientes, manejo de contactos y la interacción entre ellos mismos. Incluso en las versiones professional y enterprise de Microsoft Office, se agrega una nueva aplicación llamada Business Contact Manager la cual hace todavía más poderoso a Microsoft Outlook en el seguimiento de contactos y pendientes.
Pues bien, todos tenemos en nuestras manos una herramienta poderosa y solo la utilizamos para recibir correo electrónico. El asunto no es tan difícil, se requiere de una pizca de conocimiento y buenos hábitos en el manejo de Microsoft Outlook. Cumpliré el objetivo de este artículo mencionando algunas recomendaciones.
Microsoft Outlook concentra toda su información en un solo archivo de tipo .PST, el cual incluye correos electrónicos, citas de la agenda, contactos y tareas. Es muy importante cuidar el tamaño de dicho archivo, ya que no puede rebasar los 2GB de tamaño[i] . Después de ese tamaño es muy probable experimentar pérdida de información, lentitud en el rendimiento de Microsoft Outlook, errores constantes en envío y recepción y en general errores aleatorios. La mejor práctica para evitar esto, es no almacenar en Microsoft Outlook los archivos adjuntos a los correos electrónicos, en cuanto se reciba un correo electrónico con archivo adjunto, ubique el archivo en alguna carpeta de archivos en el disco duro (por ejemplo, la carpeta Mis Documentos) y eliminar el adjunto de Microsoft Outlook. De esa manera, solo se archivarán en Microsoft Outlook los correos con texto, así que se reducirá drásticamente la posibilidad de alcanzar el límite de los 2GB; además de vaciar constantemente la carpeta de archivos eliminados y tener limpia la bandeja de entrada, teniendo perfectamente ubicados los mensajes leídos y los no leídos.
Muchas veces dejamos correos “para leerlos después” y llega el punto en que tenemos cientos de correos nuevos en nuestra bandeja de entrada “para leer después”, ¿cuándo lo haremos? Dudo mucho que tengamos el tiempo de hacerlo algún día.
Otra buena práctica es tener un correo destinado para asuntos laborales y otro para asuntos personales, de esta manera no saturamos nuestro único correo con chistes, videos graciosos y demás miles de cosas que nos llegan todos los días; por supuesto esto implica avisar a nuestros contactos que no nos envíen forwards a nuestra cuenta de correo de trabajo. Una cuenta de Gmail sería una excelente opción.
Para tener bien identificados los correos y saber en qué carpeta de Microsoft Outlook guardarlos, es recomendable cambiar el subject cada vez que haga reply a un correo, porque es muy común que se redacta un correo con un tema y cada vez que se da reply sobre ese correo el tema del correo va cambiando pero su subject no, así que empezamos hablando de una solicitud de servicio y después de 10 replies terminamos hablando de los saldos de las cuentas bancarias y el tema sigue siendo “solicitud de servicio”.
Tareas
La herramienta de seguimiento de tareas es un excelente medio de seguimiento de pendientes ya que se pueden agregar tareas o pendientes con deadlines, status de avance, prioridad de atención, recordatorios y recurrentes[ii]. También se pueden asignar tareas a alguien más, por ejemplo un subalterno, de tal manera que cuando el subalterno reciba la tarea (por correo electrónico), se agregará automáticamente a su lista de tareas, y cada vez que abra Microsoft Outlook, le estará recordando las tareas pendientes propias y las que recibió de alguien más.
La herramienta de seguimiento de tareas es un excelente medio de seguimiento de pendientes ya que se pueden agregar tareas o pendientes con deadlines, status de avance, prioridad de atención, recordatorios y recurrentes[ii]. También se pueden asignar tareas a alguien más, por ejemplo un subalterno, de tal manera que cuando el subalterno reciba la tarea (por correo electrónico), se agregará automáticamente a su lista de tareas, y cada vez que abra Microsoft Outlook, le estará recordando las tareas pendientes propias y las que recibió de alguien más.
Adicional, se pueden arrastrar correos electrónicos a la lista de tareas para darles seguimiento. También se pueden arrastrar tareas al calendario para agendar Tareas a una fecha y hora específicas.
En otra ocasión comentaré acerca del business contact manager.
Good byte!
[i] Véase artículo de Microsoft en http://support.microsoft.com/kb/303652
[ii] Se pueden programar tareas recurrentes diariamente, semanales, mensuales o los días que se indique.
