Microsoft Outlook

Recomendaciones en el uso de Microsoft Outlook

Todos sabemos de la importancia de las herramientas de Microsoft Outlook, pero no todos las utilizamos; es justo como tener un coche deportivo y usarlo solo en la hora pico de tráfico.

Microsoft dentro de su esquema MOC (Microsoft Official Certification), agrega un curso llamado “Using Microsoft Outlook as a business solution”; en este curso Microsoft nos enseña a diseñar estrategias de seguimiento de pendientes, manejo de contactos y la interacción entre ellos mismos. Incluso en las versiones professional y enterprise de Microsoft Office, se agrega una nueva aplicación llamada Business Contact Manager la cual hace todavía más poderoso a Microsoft Outlook en el seguimiento de contactos y pendientes.

Pues bien, todos tenemos en nuestras manos una herramienta poderosa y solo la utilizamos para recibir correo electrónico. El asunto no es tan difícil, se requiere de una pizca de conocimiento y buenos hábitos en el manejo de Microsoft Outlook. Cumpliré el objetivo de este artículo mencionando algunas recomendaciones.

Microsoft Outlook concentra toda su información en un solo archivo de tipo .PST, el cual incluye correos electrónicos, citas de la agenda, contactos y tareas. Es muy importante cuidar el tamaño de dicho archivo, ya que no puede rebasar los 2GB de tamaño[i] . Después de ese tamaño es muy probable experimentar pérdida de información, lentitud en el rendimiento de Microsoft Outlook, errores constantes en envío y recepción y en general errores aleatorios. La mejor práctica para evitar esto, es no almacenar en Microsoft Outlook los archivos adjuntos a los correos electrónicos, en cuanto se reciba un correo electrónico con archivo adjunto, ubique el archivo en alguna carpeta de archivos en el disco duro (por ejemplo, la carpeta Mis Documentos) y eliminar el adjunto de Microsoft Outlook. De esa manera, solo se archivarán en Microsoft Outlook los correos con texto, así que se reducirá drásticamente la posibilidad de alcanzar el límite de los 2GB; además de vaciar constantemente la carpeta de archivos eliminados y tener limpia la bandeja de entrada, teniendo perfectamente ubicados los mensajes leídos y los no leídos.

Muchas veces dejamos correos “para leerlos después” y llega el punto en que tenemos cientos de correos nuevos en nuestra bandeja de entrada “para leer después”, ¿cuándo lo haremos? Dudo mucho que tengamos el tiempo de hacerlo algún día.

Otra buena práctica es tener un correo destinado para asuntos laborales y otro para asuntos personales, de esta manera no saturamos nuestro único correo con chistes, videos graciosos y demás miles de cosas que nos llegan todos los días; por supuesto esto implica avisar a nuestros contactos que no nos envíen forwards a nuestra cuenta de correo de trabajo. Una cuenta de Gmail sería una excelente opción.

Para tener bien identificados los correos y saber en qué carpeta de Microsoft Outlook guardarlos, es recomendable cambiar el subject cada vez que haga reply a un correo, porque es muy común que se redacta un correo con un tema y cada vez que se da reply sobre ese correo el tema del correo va cambiando pero su subject no, así que empezamos hablando de una solicitud de servicio y después de 10 replies terminamos hablando de los saldos de las cuentas bancarias y el tema sigue siendo “solicitud de servicio”.

Tareas
La herramienta de seguimiento de tareas es un excelente medio de seguimiento de pendientes ya que se pueden agregar tareas o pendientes con deadlines, status de avance, prioridad de atención, recordatorios y recurrentes[ii]. También se pueden asignar tareas a alguien más, por ejemplo un subalterno, de tal manera que cuando el subalterno reciba la tarea (por correo electrónico), se agregará automáticamente a su lista de tareas, y cada vez que abra Microsoft Outlook, le estará recordando las tareas pendientes propias y las que recibió de alguien más.

Adicional, se pueden arrastrar correos electrónicos a la lista de tareas para darles seguimiento. También se pueden arrastrar tareas al calendario para agendar Tareas a una fecha y hora específicas.

En otra ocasión comentaré acerca del business contact manager.

Good byte!

[i] Véase artículo de Microsoft en http://support.microsoft.com/kb/303652
[ii] Se pueden programar tareas recurrentes diariamente, semanales, mensuales o los días que se indique.

Mantenga una postura correcta

Aprender más sobre la salud es un paso importante para mantener la comodidad y la productividad al utilizar el equipo. Disfrute de su experiencia informática!

Tanto si trabaja como si juega, es importante que el cuerpo mantenga posturas cómodas, no forzadas. Ello no sólo puede afectar a la productividad general, también a la comodidad experimentada al utilizar el equipo y puede ayudarle a prevenir trastornos MSD. Recuerde que cambiar de postura durante tareas de larga duración también puede ayudarle a evitar la incomodidad y la fatiga.

Al trabajar o jugar en el equipo, prepare el entorno y organice el equipo informático para conseguir una postura corporal relajada y cómoda. Puesto que cada persona tiene un entorno de trabajo y un tamaño corporal únicos, no podemos recomendar un acondicionamiento exacto de la estación de trabajo para evitar incomodidades; no obstante, las siguientes sugerencias pueden ayudarle a obtener un entorno cómodo.

Para apoyar la espalda, tenga en cuenta lo siguiente:

• Elija una silla que proporcione apoyo para la zona lumbar.
• Ajuste la altura de la superficie de trabajo y de la silla para adoptar una postura corporal cómoda y natural.
  
• 

  Para adoptar posturas cómodas con las piernas, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Retire los elementos que se encuentren debajo de la mesa para que las piernas se puedan colocar y mover con comodidad.
• Utilice una base para piés si los pies no descansan cómodamente en el suelo.
  

Para reducir la distancia y adoptar posturas cómodas con brazos y hombros, tenga en cuenta lo siguiente:

• Coloque el teclado y el mouse o la bola de seguimiento a la misma altura; deben estar a la altura de los codos.

• La parte superior de los brazos debe caer de forma relajada a ambos lados.

• Al escribir, centre el teclado con respecto al cuerpo, con el mouse cerca del teclado.

• Sitúe los elementos utilizados con más frecuencia de modo que estén cómodamente al alcance del brazo.
  Para adoptar posturas correctas con los dedos y las muñecas, tenga en cuenta lo siguiente:

• Mantenga las muñecas rectas al escribir y al utilizar el mouse o la bola de seguimiento.

• Evite doblar las muñecas hacia arriba, abajo o lateralmente.

• Utilice las patas del teclado si le ayudan a mantener una posición recta y cómoda de las muñecas. Escriba con las manos y las muñecas flotando sobre el teclado, de modo que pueda utilizar todo el brazo para alcanzar las teclas distantes en lugar de estirar los dedos.
  Para reducir la inclinación y el arqueamiento del cuello, tenga en cuenta lo siguiente:

• Coloque el monitor en una posición centrada con respecto al cuerpo.

• Si consulta documentos con más frecuencia que el monitor, coloque los documentos justo enfrente y el monitor ligeramente hacia un lado.

• Utilice un atril para colocar los documentos a la altura de los ojos.

• Sitúe la parte superior de la pantalla a la altura de los ojos.

• Es posible que los usuarios que utilicen lentes bifocales tengan que bajar la altura de la pantalla o consultar con un médico sobre gafas personalizadas para trabajar con el equipo.
  
  Para reducir el esfuerzo visual, tenga en cuenta lo siguiente:

• Coloque el monitor de modo que quede a una distancia equivalente a la longitud del brazo una vez sentado cómodamente frente al monitor.

• Evite los reflejos. Coloque el monitor lejos de las fuentes de luz que produzcan reflejos o utilice persianas para controlar los niveles de luz.

• Recuerde limpiar la pantalla; si lleva gafas, límpielas también. Ajuste el brillo, el contraste y el tamaño de fuente del monitor a los niveles que le resulten cómodos.
  

  Relájese
  
  Las fuerzas físicas interactúan continuamente con nuestro cuerpo. A veces sólo se considera que las fuerzas de gran impacto, como los accidentes de circulación, causan daños en nuestro cuerpo. No obstante, fuerzas menores también pueden producir daños, incomodidad y fatiga si son continuadas o se alargan en el tiempo.
  
  Tenga en cuenta los tipos de fuerzas menores siguientes:
  
• Fuerza dinámica, o una fuerza que se ejerce mediante el movimiento. Por ejemplo, presionar las teclas al escribir o hacer clic con los botones del mouse.
• Fuerza estática, o una fuerza continuada durante un periodo de tiempo. Por ejemplo, sujetar el mouse o sostener el teléfono con el hombro.
• Fuerza de contacto, o una presión que se produce al descansar sobre un borde o una superficie dura. Por ejemplo, descansar las muñecas en el borde de la mesa.
  
  Para reducir los efectos de las fuerzas menores sobre el cuerpo, tenga en cuenta las sugerencias siguientes:
• Escriba con toques ligeros, con las manos y los dedos relajados, ya que se necesita un esfuerzo mínimo para activar las teclas del teclado.
• Asimismo, utilice un toque ligero al hacer clic con el botón del mouse o al utilizar un joystick u otro dispositivo de juego.
• No apoye las palmas de las manos o las muñecas sobre ninguna superficie al escribir.
• Si dispone de un reposamuñecas, sólo debe utilizarlo durante las pausas de escritura.
• Relaje los brazos y las manos cuando no escriba.
• No descanse sobre bordes, como el borde la mesa.
• Sujete el mouse con la mano relajada.
• No sujete el mouse con fuerza.
  
• Ajuste la silla para que el asiento no ejerza presión. Realice pausas
  
  
  Realizar pausas puede ser una gran ayuda para que su cuerpo se recupere de cualquier actividad y para reducir el riesgo de MSD. La duración y frecuencia adecuadas de las pausas dependen del tipo de trabajo que realice. Detener la actividad y relajarse es una forma de hacer una pausa, aunque también hay otras formas de hacerlo. Por ejemplo, cambiar de tareas (quizás, de estar sentado escribiendo a estar de pie hablando por teléfono) puede ayudarle a relajar algunos músculos mientras otros permanecen en acción.
  
  
  Para variar las actividades diarias y trabajar de forma productiva, tenga en cuenta lo siguiente:
  
• Planifique el trabajo de modo que ninguna actividad se prolongue durante largos periodos de tiempo.
  
• Utilice distintos dispositivos de entrada, como el mouse (ratón) y el teclado, para realizar la misma tarea. Por ejemplo, para realizar una tarea de desplazamiento, puede utilizar la rueda del mouse o las teclas de dirección del teclado.
  
• Puede trabajar con mayor eficacia si utiliza las características del software y el hardware para reducir el esfuerzo y aumentar la productividad. Por ejemplo, puede presionar la tecla del logotipo de Windows para abrir el menú Inicio.
  
• Para aprender las características del software y el hardware, lea la información incluida con los programas de software y los productos de hardware.
  
  Cuide su salud
  
  Un estilo de vida saludable puede ayudarle a realizar las actividades cotidianas y disfrutar de ellas, incluido el tiempo que pasa frente al equipo.
  
  Para gozar de buena salud, tenga en cuenta lo siguiente:
  
• Mantenga una dieta equilibrada y tómese el descanso adecuado.
  
• Haga ejercicio para estar en forma y proporcionar resistencia y flexibilidad a su cuerpo. Recuerde que debe consultar con experto, un terapista o un quiropráctico para determinar los estiramientos y ejercicios adecuados.
  
• Aprenda a controlar el estrés. Una manera de reducir el estrés en el trabajo es planificar la programación y el área de trabajo para reducir al mínimo el ruido y las distracciones.
  

A pesar de que los investigadores no pueden aún dar respuesta a muchas preguntas sobre los trastornos MSD, existe un acuerdo general sobre los muchos factores que pueden estar ligados a su aparición, incluidos los daños anteriores, la diabetes, los cambios hormonales (como el embarazo) y la artritis reumática.

Espero esta investigación les sea de utilidad.

Good Byte!

Como manejar eficientemente el correo electrónico

Cómo manejar eficientemente el correo electrónico

Uno de los problemas de los webmasters y de todos los usuarios activos de la red es lidiar con todos los emails que recibimos de los visitantes de nuestras páginas, los correos de amigos o conocidos, alguno que otro mensaje informativo con consejos de algún tema determinado al que casualmente nos suscribimos y lastimosamente el SPAM o JUNK Mail. Así que en este articulo les daré algunos consejos y tips para poder lidiar con grandes cantidades de mensajes y el SPAM.

Lo primero que hay que hacer es conseguir una aplicación reciente que se encargue de administrar nuestro correo. Existen varias opciones como el Eudora Pro, Pegasus Mail, Netscape Messenger y Outlook Express de Microsoft entre otros. Las primeras 2 opciones son comerciales y las ultimas dos pueden adquirirse gratuitamente con los Navegadores Comunicator y Explorer. En lo particular prefiero el Outlook Express, y si se puede pagar el precio, otra buena opción es Eudora por su personalización. En todo programa de correo se debe buscar la opción de manejar múltiples cuentas de correo, así como filtros para ayudar con la tarea de organización de los mensajes.Y bueno, para empezar tenemos que aprender a manejar correctamente las cuentas de correo para poder leer y responder eficientemente a los mensajes fijándose prioridades.

A continuación algunos consejos que pueden ser útiles:Si se tiene un sitio de Internet popular, los visitantes enviaran mensajes de vez en cuando con preguntas similares o simplemente enviando felicitaciones. Para mejorar la administración de estos mensajes es recomendable crear algunos mensajes en un folder especial con respuestas posibles para luego solo copiar, pegar y responder. También es posible crear mensajes y guardarlos como estacionarios para solo remplazar la dirección y enviar.Otro consejo muy útil que permitirá automatizar y agilizar las cosas es crear Filtros que clasifiquen los mensajes por titulo o por Mandatario y que los dividan en folders para luego poder contestar mensajes únicamente por tema.

En el caso de usar una cuenta Dial-up (de marcado telefónico) en casa para conectarse y utilizar el email es recomendable bajar el correo y luego desconectarse. Así sin utilizar el internet se pueden leer todos los mensajes y darles respuesta para luego ya enviar las respuestas al conectarse nuevamente.Si se tiene alguna que otra suscripción a Newsletters o boletines de información de diferente tema es recomendable crear folders y filtros para ordenar estos mensajes y poder mantenerlos clasificados y ordenados.

En caso de dejar un mensaje para responderlo luego, hay que marcarlo para diferenciarlos de los demás. Esto puede hacerse ya sea con Banderas (algunos programas tienen esta opción o marcándolo como no leído. Esto evitará que deje a algún amigo o visitante esperando por su respuesta. Otra alternativa podría ser la de crear un folder llamado "Responder" o algo por el estilo donde pueden colocarse estos mensajes hasta que hayan sido atendidos.También asegúrese de crear un folder con un nombre como "Util" o "Importante" para almacenar mensajes de suma importancia, como confirmaciones de alguna suscripción a algún sitio o lista de correo pues estos mensajes le serán de suma utilidad en el futuro.Si hay disponibilidad de crear varias cuentas de email que envíen inmediatamente los mensajes a otra cuenta determinada (Email Forwading), es recomendable crear varias cuentas de correo para cada sitio y así permitir manejar mejor los mensajes.

Pero eso no es todo, aparte de estos consejos, también existe otro tema muy importante que hay que saber manejar para sobrevivir con una cuenta activa de internet: El SPAM o JUNK Mail.. responsable de llenar casilleros y desorganizar los mensajes, así como una perdida de tiempo en el download de mensajes y en leerlos.

Para ayudar con este dolor de cabeza, he aquí algunos consejos: Por cada mensajes de SPAM repetido es recomendable crear filtros que los eliminen del servidor y eviten que entren a nuestros casilleros y gasten tiempo de download.Otra cosa muy importante es verificar la procedencia de los mensajes que incluyen un mensaje que dice que simplemente con responder REMOVE o UNSUSCRIBE en el cuerpo del mensaje se dejará de recibir estos mensajes, ya que muchos SPAMERS (Gente que se gana la vida enviando estos correos) simplemente se dan cuenta que tienen otra cuenta activa y la utilizan para enviar mas mensajes y entonces los resultados serán inversos, pues en lugar de dejar de recibir mensajes, se recibirán inclusive más. Hay que tomar cuenta que los mensajes a los que si se les puede responder con REMOVE o UNSUSCRIBE están bien identificados de las personas o empresas que los envían y a veces tienen inclusive una página para realizar el tramite.

En caso de ser víctima de un gran abuso de SPAM Mail es necesario tomar acción. Para esto hay que investigar el dominio donde proviene el mensaje: Revise las propiedades del mensaje en donde pueda visualizar el inicio del código del mensaje o "Message Source" que luce algo así:

Received: from empresa.com (mail.empresa.com [123.234.345.12])
by mail.suempresa.com (8.8.7/8.8.5) with ESMTP id QAA72734
for ; Sun, 27 Dec 1998 16:23:12 GMT

Hay que tomar muy en cuenta lo primero que dice "empresa.com" pues este es el dominio de donde provino el mensaje. Luego envíe un forward del mensaje a las direcciones de email info@(dominio), admin@(dominio), postmaster@(dominio), webmaster@(dominio), abuse@(dominio) y spam@(dominio). Asegúrese de que el dominio al que va a enviar el mensaje es un dominio de un proveedor de email gratuito o de alguna compañia dedicada al Webhosting, ya que existen SPAMERS con sus propios dominios y podrían tomar represalias en su contra.La mejor forma de revisar el tipo de dominio, es visitando el Internic y buscando el nombre del dueño o simplemente ingresando al sitio web escribiendo el dominio en la locación de cualquier browser..Como consejo final, es recomendable tener algunas cuentas de email gratuitas para suscribirse a Newsletters o boletines y otros servicios sospechosos que podrían dar problemas de SPAM.

De esta forma si se llega a ser víctima de abuso, únicamente hay que cancelar la cuenta de email y listo.

Good Byte!

Cómo evitar que una PC se vuelva obsoleta (Parte 2)

Cómo evitar que una PC se vuelva obsoleta

(2da Parte)

Retomamos las buenas ideas para hacer más sano el rendimiento de su PC.

Hardware

Pasando al Hardware de la maquina y lo que realmente se vuelve viejo y obsoleto; muchas personas advierten que la modernización o actualización por partes del equipo no vale a largo plazo su precio.
Si usted cuenta con un procesador menor a 900 megahertz debe evitar a menos que sea muy necesario la compra de incrementos de capacidad o memoria ya que no significan un mejoramiento en el equipo.
Por ejemplo, si ya se tienen 64 o 128 Mb de Ram, no es realmente necesario un incremento. Por el contrario, si utiliza Windows 98 y otras aplicaciones con 32 Mb de Ram, no dude en incrementar la memoria para alcanzar 64, puesto que esto si mejorara el rendimiento del equipo.

Multimedia

Respecto al multimedia, hay que considerar el uso que se le va a dar, puesto que para una oficina no es realmente mucho lo que se necesita, mientras que para un hogar donde los niños lo utilicen para Juegos de tercera dimensión habrá que considerar un buen DVD-ROM con algo de memoria extra para la tarjeta de vídeo.Finalmente un consejo que le ayudara a extender el tiempo útil de su maquina y del módem principalmente, es adquirir un UPS o no-break y un regulador de picos de voltaje, lo que evitara que se funda la maquina o el módem y evitara que tenga que reemplazar partes del equipo.
Hay que aclarar que un UPS no es igual a un regulador de picos, aunque existen algunos UPS con supresor de picos.
Un supresor (limitador de picos) es un dispositivo que solo limita los picos que se puedan generar en la línea de suministro eléctrico por cualquier fenómeno imprevisto.
Un UPS es un sistema completo de respaldo de energía eléctrica capaz de mantener operando el equipo conectado a el por un periodo de tiempo mientras no haya suministro eléctrico, con la finalidad de no perder la operación del equipo. Usualmente los UPS tienen sistemas sofisticados de protección como son supresores de picos, filtros, reguladores de voltaje, etc.Recuerde que estos consejos le ayudaran a alargar la vida de su equipo, pero tarde o temprano quedará obsoleto, así que no tenemos mas que estar preparados para que en dos o tres años tengamos que adquirir una nueva maquina que se adapte a este mundo cambiante. Claro que si lo cuidamos podremos ir ahorrando para nuestro próximo equipo.

Good Byte!