Reglas para escribir correos electrónicos
Que levante la mano quien haya recibido clases de correo electrónico.
Debo confesar que en este correo no he invertido demasiada materia gris (salvo algunos comentarios que agrego en cada punto a modo de aportación) ya que lo tomé de uno que me envió una gran amiga; sin embargo no sobra mencionar la utilidad de los puntos, ya que aceptar las siguientes consideraciones nos pueden ayudar muchisimo en una herramienta que todos utilizamos todos los días, misma que para ser sinceros, todos nos aventamos a usarla a la viva México como el borras y que la omisión de algunos puntos nos a metido en aprietos a mas de uno de los amables lectores de este artículo.
1.- Sé conciso. No hagas tu mensaje más largo de lo necesario. Leer un correo electrónico cuesta más trabajo que una carta en papel. Los mensajes de correo electrónico muy largos pueden volverse complicados de entender. (Sobre todos para aquellos que los leen en medios portables como Palm, Blackberry, etc)
2.- Responde todas las preguntas que vienen en el mensaje que recibiste y prevé las posibles preguntas que pudieran surgir a raíz de tu respuesta al mismo. Por ejemplo: si alguien te pregunta sobre las formas de pago que acepta tu compañía, puedes también incluir los métodos de envío y tiempos de entrega de tu mercancía. El receptor de tu mensaje seguramente te lo agradecerá. (Esto puede ser algo frustrante particularmente si uno se considera Emo, ya que el primer punto pide ser conciso y el segundo habla de preveer las posibles preguntas derivadas, aconsejo encontrar un punto medio y limitarse a contestar lo que se pregunta.)
3.- Ten cuidado con tu ortografía y utiliza correctamente las reglas gramaticales y de puntuación, tal y como si estuvieras escribiendo un memorandum o una carta en papel.
4.- NO escribas tu mensaje en mayúsculas sostenidas. Además de que se ve mal, en Internet eso significa GRITAR. (Definitivamente es un formalismo, pero depende el contexto del mensaje, quizá uno desea mostrar enojo en la respuesta y en esos casos las mayúsculas son útiles. Lo que no aconsejo es escribir todo en mayúsculas para no ser confundido con Doña Margara.)
5.- Trata de escribir tu e-mail en texto plano y no en HTML. No todos los programas y servicios de correo electrónico aceptan mensajes en HTML y algunos usuarios no podrán leer o ver correctamente tu mensaje si lo envías de esa manera.
6.- Evita poner fondos u otros elementos “decorativos” innecesarios, ya que tu mensaje perderá formalidad (sobretodo en tu ámbito profesional). Además, al agregar "decoración", aumentas el número de bytes a transmitir y esto puede ser un problema para personas con conexiones a Internet lentas.
7.- Escribe un saludo o bienvenida cada que comiences un nuevo asunto o mensaje. Pero si intercambias varias veces el mismo e-mail con la misma persona sobre el mismo asunto (por ejemplo, una reunión, día y hora) no es necesario que saludes nuevamente cada vez que envías una respuesta o comentario. Es como cuando tu llevas una conversación continua, no vas a decir "Hola" cada que comienzas a hablar. (También sucede que después de varios reenvíos el subject del mensaje cambia y se sigue llamando erróneamente como empezó, ej. en ocasiones iniciamos un correo con el subject: "Solicito cotización" y después de 10 respuestas el tema que se aborda termina siendo: "Reducción de costos en la compañia". En esos casos es útil cambiar el tema cuando sea necesario, así lo encontraremos fácilmente en nuestra carpeta de archivo.)
8.- Cuando intercambies un mismo mensaje varias veces a manera de una conversación, asegúrate de incluir toda la serie de mensajes anteriores que se ha ido acumulando en el mismo. Esto le facilita a todos los involucrados seguir la conversación. Esto es particularmente útil para todos los que reciben muchos mensajes al día. (En este punto hay que ser muy cuidadosos, ya que podrían venir algunos correos que no deseáramos que los demás se enteren, por ejemplo si me envian un correo mencionando el costo de un producto, no lo voy a reenviar al cliente preguntandole la cantidad del pedido que nos hará, ya que verá el costo del producto y calculará nuestra utilidad, debemos tener mucho cuidado en el reenvío de correos, sobre todo los confidenciales o que pudieran tener información delicada.)
9.- Evita las “frases motivacionales”, lo único que logras es distraer a tu lector del propósito principal de tu mensaje.
10.- Asegúrate de que debajo de tu firma aparezcan todos los datos necesarios para que el receptor te identifique y se pueda poner en contacto contigo. Esto puede incluir: el nombre de tu compañía, tu puesto, tu teléfono, tu dirección postal, tu página Web y cualquier otra información pertinente.
11.- Revisa tu mensaje antes de hacer clic en "Enviar". Te aseguro que muchas veces evitarás posibles errores que te pueden hacer ver mal frente al receptor de tu e-mail.
12.- Nunca trates temas delicados o confidenciales por correo electrónico, haz lo posible por tratarlos en persona o vía telefónica, ya que la palabra escrita es mucho mas poderosa porque se considera como evidencia de una declaración y el lector le puede dar el contexto que desee o usarla en tu contra, además de que corres el riesgo que el correo sea reenviado por error y lo reciba quien menos deseas que lo haga. (Este punto se complementa con el punto 8)
Espero haber cumplido fielmente con el punto 1 y sino FRANCAMENTE NO ME PREOCUPA ya que una vez el primo de un amigo me platicó (aqui entre nos) que cuando él estaba en la universidad, corría el año de...
Good Byte!
Daniel Flores.
